Планирование проектов
Целью этого урока является теоретическая подготовка к составлению проектов в MS Project. После ознакомления с уроком вы освоите основную терминологию управления проектами, получите представление о принципах планирования и специфике составления плана проекта в MS Project. Кроме того, вы узнаете, как определять проект в этой программе и настраивать параметры планирования.
Приемы работы в MS Project будут применены на практике, и в завершение урока мы опишем собственный проект, план которого мы будем составлять в последующих уроках.
Управление проектами заключается в составлении плана и отслеживании вы-пцлнения работ по нему. Соответственно, чем лучше план проекта, чем более аккуратно он составлен, тем легче потом выполнять проектные работы и удачно завершить проект.
Чтобы хорошо планировать, нужно, в первую очередь, хорошо представлять себе, что такое проект и из каких элементов состоит его план.
Что такое проект?
Деятельность любой организации состоит из выполнения операций и проектов. И те и другие имеют много общего, например выполняются людьми и на их выполнение выделяются ограниченные ресурсы.
Главное отличие операций от проектов заключается в том, что операции идут постоянно и повторяются, тогда как проекты временны и уникальны. Исходя из этого, проект определяется как временное усилие, предпринятое для создания уникального продукта или услуги. «Временное» означает, что каждый проект имеет точно определенные даты начала и окончания. Говоря об уникальности продукта или услуги, мы подразумеваем, что они имеют заметные отличия от всех аналогичных продуктов или услуг.
ПРИМЕЧАНИЕ
Уникальность каждого проекта создает сложности при его планировании, поскольку зачастую сложно предположить, как в действительности будут достигаться проектные результаты. Поэтому результатом проектной деятельности является не только продукт или услуга, но и извлеченные уроки, то есть опыт, который будет использоваться в дальнейшем при планировании и выполнении следующих проектов.
Проекты предпринимаются на любых уровнях организации, и в них могут быть вовлечены как несколько человек, так и несколько тысяч. Проекты могут быть разной длительности: некоторые продолжаются менее ста часов, другие — более миллиона. Проект может вовлекать один отдел организации, а может и выходить за ее пределы, как в случаях совместных предприятий и партнерства. Проекты могут осуществляться в любой области деятельности. Так, проектами могут быть и проектирование транспортного средства, и разработка информаци-
онной системы, и проведение предвыборной кампании, и постройка здания, и подготовка номера журнала.
Проект как временное явление
У каждого проекта есть четко определенные начало и конец. Конец проекта наступает вместе с достижением всех его целей или когда становится ясно, что эти цели не будут или не могут быть достигнуты и проект обрывается. Временность не означает краткосрочность проекта — многие проекты могут продолжаться несколько лет. В любом случае, проект конечен и не может состоять из постоянно продолжающихся действий.
Очень многие предприятия временны в том смысле, что в какой-то момент работа на них остановится. Например, понятно, что конвейер по производству определенной модели автомобилей когда-то остановится, так как машина будет снята с производства. Однако такой род временности не делает конвейер проектом, поскольку работа по сборке машин является типичной рутинной операционной деятельностью. Фундаментальное отличие проекта заключается в том, что проект кончается, когда поставленные цели достигнуты, тогда как при непроектной деятельности перед исполнителями ставятся новые цели и работа продолжается.
Временная природа проектов сказывается и на других аспектах проектной деятельности.
Например, проекты обычно имеют очень ограниченные временные рамки для создания продукта или услуги, поскольку благоприятная для них ситуация на рынке складывается на ограниченное время. Кроме того, проектная команда, как правило, по его окончании распадается, а ее члены переходят в другие проекты.
В отличие от конвейера по сборке автомобилей, хорошим примером проекта может быть разработка нового автомобиля. Разработка осуществляется в ограниченные временные сроки и для достижения определенного результата — прототипа нового автомобиля. Когда результат достигнут, автомобиль отправляется в производство, а проектная команда — конструкторы, дизайнеры, инженеры и пр. могут быть вовлечены в новый проект, хотя и не обязательно в том же составе.
Проект очень часто путают с программой, то есть координированным управлением группой проектов внутри одной организации. Управление сразу несколькими проектами скоординировано для того, чтобы получить выгоду, которую нельзя получить от отдельного управления каждым из них. Программы обычно сочетают элементы проектов и операций. Например, разработка веб-сайта является проектом, тогда как поддержка его в течение длительного времени — это операционная деятельность.
Программы могут также включать повторяющиеся или циклические работы, например издание журнала: периодическое издание само по себе является непрерывным процессом, тогда как подготовка отдельного номера — это проект.
Составляющие проектного плана
Проект предпринимается для достижения определенного результата в определенные сроки и за определенные деньги. План проекта составляется для того, чтобы определить, с помощью каких работ будет достигаться результат проекта, какие люди и оборудование нужны для выполнения этих работ и в какое время эти люди и оборудование будут заняты работой по проекту. Поэтому проектный план содержит три основных элемента: задачи (Task), ресурсы (Resource) и назначения (Assignment). Рассмотрим подробнее каждый из них.
Задачи
Задачей называется работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата. Например, в проекте издания номера журнала задачей будет Проведение редколлегии. Поскольку обычно проект содержит много задач, то для удобства отслеживания плана их объединяют в группы, или фазы. Совокупность фаз проекта называется его жизненным циклом.
Фазы
Фаза проекта состоит из одной или нескольких задач, в результате выполнения которых достигается один или несколько основных результатов проекта. Таким образом, результаты, достигнутые благодаря выполнению каждой из задач, входящих в фазу, формируют ее результат.
Если для достижения результатов задачи нужно выполнить только ее, то для достижения результата фазы нужно выполнить группу других задач. И в этом заключается отличие фазы от задачи: ее результат суммирует результаты других задач. Именно поэтому в MS Project фазы называются Summary task (Суммарная задача).
Например, результатом фазы Подготовка материалов будут материалы номера журнала, которые можно передать на предпечатную подготовку. Поскольку номер состоит из обложки и статей, то для получения результата фазы нужно осуществить как минимум две задачи: Подготовка обложки, результатом которой будет обложка журнала с фотографией фотомодели и заголовками статей, и Подготовка статей, результатом которой будут все тексты статей журнала.
ПРИМЕЧАНИЕ
При планировании работ нужно помнить, что чем детальнее будет план проекта, тем точнее (а значит, лучше) он будет. Поэтому в тех случаях, где это возможно, стоит разбивать большие задачи на подзадачи (то есть превращать задачи в фазы). Формальными критериями, показывающими, что задачу можно разбить на подзадачи, являются длительность (задачи редко бывают дольше 2-3 дней) и большое число задействованных исполнителей (как правило, если над решением задачи трудятся больше 2-3 человек, то каждый решает свою собственную задачу, которую можно отдельно учесть в плане проекта).
Фазы могут состоять как из задач, так и из других фаз. Например, Подготовка обложки тоже является фазой, поскольку может быть разделена на три задачи: Отбор модели, результатом которой будет фамилия модели для фотосъемки, Фотосъемка модели, заканчивающаяся получением фотографии отобранной модели, и Верстка обложки. По завершении последней задачи сделанная фотография будет размещена на обложке и обложка будет подготовлена к публикации. Проект разбивается на фазы и для удобства контролирования хода работы. По завершении проектной фазы обычно осуществляется анализ как полученных результатов, чтобы с минимальными затратами определить и исправить ошибки, так и общего хода проекта, чтобы определить, стоит ли переходить к исполнению следующей фазы проекта.
ПРИМЕЧАНИЕ
В большинстве жизненных циклов фазы выполняются последовательно. При этом часто следующая фаза начинается лишь после того, как будут одобрены результаты выполнения предыдущей. Однако в некоторых жизненных циклах последующая фаза начинается раньше одобрения результатов предыдущей фазы, если такой риск считается приемлемым.
Использование пересечения фаз при планировании называется быстрым путем (fast tracking).
Разбиение проекта на фазы позволяет представить его в виде списка основных результатов и дат, к которым они должны быть получены. Руководитель проекта осуществляет непосредственный контроль исполнения каждой задачи внутри проекта, сообщая вышестоящему менеджеру только о достижении фазовых результатов. Этому менеджеру, в свою очередь, для контроля исполнения проекта вполне достаточно таких данных.
Завершающие задачи
Каждый проект предпринимается для достижения определенной цели, и обычно достичь ее нельзя, не достигнув нескольких промежуточных целей. Например, нельзя построить дом, не заложив фундамент. Закладка фундамента будет являться промежуточной целью при постройке дома.
Задачи, в результате исполнения которых достигаются промежуточные цели, называются завершающими задачами. В MS Project они называются вехами (Milestone). Обычно результатом фазы является достижение промежуточной цели, поэтому вехой в плане проекта принято обозначать последнюю задачу фазы, в результате которой достигается ее результат.
Иногда, если такой задачи нет, а фазовый результат достигается, например одновременным завершением нескольких задач, то создается фиктивная завершающая задача. Длительность такой задачи устанавливается в 0 дней, и на нее не выделяются исполнители. Она присутствует в плане исключительно для обозначения момента завершения фазы, что облегчает отслеживание плана проекта.
Длительность и трудозатраты
Длительность задачи — это период рабочего времени, который необходим для того, чтобы выполнить ее. Например, задача Сбор предложений от авторов в проекте издания журнала занимает неделю (см. рис. 11.12).
ВНИМАНИЕ
При подсчете длительности задачи MS Project не учитывает нерабочее время, например выходные дни, и перерывы в ее выполнении.
Длительность может не соответствовать трудозатратам занимающегося задачей сотрудника. Например, для выполнения задачи Сбор предложений от авторов сотруднику (ответственному секретарю журнала) нужно потратить полчаса на рассылку типового электронного письма авторам и полчаса на обработку поступивших в течение недели ответов. Значит, его трудозатраты на выполнение задачи составят один час. Таким образом, длительность соответствует времени, через которое будет получен результат задачи, а трудозатраты — времени, затраченному сотрудниками на получение результата. В MS Project длительность обозначается термином Duration, а трудозатраты — термином Work.
Зависимости и связи
Задачи в плане проекта взаимосвязаны, например, часто одна задача не может начаться, пока не закончена другая (возведение стен не может начаться раньше закладки фундамента). В MS Project зависимости называются термином Dependencies.
На плане проекта зависимости обозначаются с помощью связей (Link), и оба эти термина — зависимость и связь — используются с одним и тем же смыслом, обозначая логику, определяющую последовательность работ в плане проекта.
Роли и ресурсы
Под ресурсами в MS Project понимаются сотрудники и оборудование, необходимые для выполнения проектных задач. Например, для выполнения задачи Сбор предложений от авторов в проекте должен быть задействован ответственный секретарь журнала.
Каждый сотрудник, участвующий в проекте, получает определенную роль в соответствии со своей квалификацией, требованиями проекта и регламентами, действующими в организации. Например, в одном проекте сотрудник может выступать в роли архитектора приложений, а в другом, где остро требуется программист, тот же сотрудник может быть задействован в роли программиста.
При составлении списка ресурсов часто используется ролевое планирование. Например, сначала определяется, что для исполнения работ требуются три программиста и один менеджер, а затем, когда план проекта утвержден, выбираются конкретные сотрудники для участия в этих ролях.
Важное свойство ресурсов — стоимость (Cost (Затраты)) их использования в проекте. В MS Project есть два типа стоимости ресурсов: повременная ставка и стоимость за использование. Повременная ставка (Rate) выражается в стоимости использования ресурса в единицу времени, например 100 рублей в час или 1000 рублей в день. В таком случае стоимость участия ресурса в проекте составит время, в течение которого он работает в проекте, умноженное на почасовую ставку. Обычно почасовая ставка используется для учета стоимости нематериальных ресурсов.
ПРИМЕЧАНИЕ
Термин «стоимость» (cost) в MS Project переведен как «затраты», потому что в управлении проектами используются оба русскоязычных термина. В книге также на равных правах используются оба термина.
Величина Cost Per Use (Затраты на использование) обозначает стоимость использования оборудования или сотрудника в задаче, которая не зависит от того, сколько времени задействован в задаче сотрудник или материальный ресурс. Общие затраты на использование ресурса определяются путем умножения стоимости использования на число задач, в которых он задействован.
У ресурса может быть указана стоимость как одного из двух типов, так и обоих. При определении общих затрат на использование ресурса в проекте MS Project определяет повременные затраты и затраты на использование и суммирует их.
Назначения
Назначение — это связь определенной задачи и ресурсов, необходимых для ее выполнения. При этом на одну задачу могут быть назначены несколько ресурсов, как материальных, так и нематериальных.
Назначения объединяют в плане ресурсы и задачи, делая план целостным. Благодаря назначениям решается целый ряд задач планирования. Во-первых, определяются ответственные за исполнение задач. Во-вторых, когда определены задачи, за которые отвечает ресурс, можно рассчитать общий объем времени, затрачиваемый им на проект, а значит, его стоимость для проекта. В-третьих, определив стоимость участия всех ресурсов в проекте, можно подсчитать его общую стоимость. Наконец, назначая ресурсы на задачи, можно сокращать срок выполнения работ, выделяя на них больше ресурсов и тем самым сокращая общую длительность проекта.
Проектный треугольник
Как мы уже знаем, большинство проектов имеют определенную дату окончания, бюджет и объем работ. Это трио времени, денег и объема часто называют проектным треугольником (рис. 10.1), потому что при внесении изменений в один из этих элементов меняются оба других. И хотя для проекта в равной степени важны все три элемента, как правило, только один из них в зависимости от приоритетов имеет наибольшее влияние на другие.
Например, если вы решите изменить план проекта, укоротив расписание, то воз-, растет стоимость проекта (если вы решите привлечь дополнительных работников) или уменьшится объем работ. Если же изменить план проекта с целью уменьшения его бюджета, то может возрасти длительность проекта и уменьшиться объем работ. Наконец, если вы увеличите объем работ, то проект будет длиться дольше и стоить дороже.
То, как изменения в плане влияют на другие стороны треугольника, зависит от обстоятельств и специфики проекта. В некоторых случаях уменьшение расписания увеличивает стоимость, а в других — уменьшает.
При создании плана вы можете столкнуться с тем, что план не удовлетворяет ожиданиям, например проект заканчивается слишком поздно или его стоимость превышает допустимые пределы. В таком случае план нужно оптимизировать, чтобы привести его в соответствие ожиданиям.
Когда вы начинаете оптимизировать план, постоянно помните обо всех элементах треугольника и о том, что когда вы изменяете одну из сторон, это затрагивает две другие — позитивно или негативно, в зависимости от вашего проекта. И проверяйте два других элемента треугольника, чтобы быть уверенными, что изменения не делают план невыполнимым. Например, если вы изменили свой план с целью уменьшить расходы, проверьте, что дата окончания проекта все еще находится в допустимых пределах.
Рис. 10.1. Проектный треугольник — популярное графическое представление специфики управления проектами
Качество, четвертый элемент проектного треугольника, находится в его центре, и изменения, вносимые в любую из сторон треугольника, практически всегда влияют на качество (рис. 10.2). Качество не является стороной треугольника -это результат того, что вы делаете со временем, деньгами и объемом работ.
Рис. 10.2. Качество находится в центре проектного треугольника. Изменения любой из составляющих проекта так или иначе влияют на его качество
Например, если вы нашли лишнее время в расписании, то можете увеличить объем работ, добавив задачи и увеличив длительность проекта. С этими дополнительными задачами и временем вы сможете добиться более высокого уровня качества в проекте и произведенном продукте или услуге.
Если же вы хотите понизить расходы, чтобы уложиться в бюджет, возможно, вам понадобится уменьшить объем работ, убрав некоторые из задач или уменьшив их длительность. С уменьшенным объемом работ у проекта будет меньше шансов выйти на требуемый уровень качества, поэтому снижение расходов может привести к ухудшению качества проекта.
Планирование проекта в MS Project
Составление плана проекта в общем виде заключается в описании задач проекта, доступных ресурсов и определении взаимосвязей между ними с помощью назначений. Но при составлении плана проекта в MS Project количество операций несколько увеличивается.
Планирование начинается с определения проекта, то есть описания его ключевых характеристик. Затем составляется список фаз и задач и список необходимых для их выполнения ресурсов. После этого в план вносится дополнительная информация о задачах и ресурсах, которая будет использоваться при определении назначений и в дальнейшем при проведении работ по плану (отслеживании плана). Наконец, осуществляются назначения, после чего проект оптимизируется, если длительность или бюджет оказываются больше ожидаемых.
Определение проекта
Составление плана работ невозможно без определения проекта, то есть задания его ключевых характеристик, таких как общая длительность, рабочее время и методика планирования. Поэтому, прежде чем переходить к составлению плана работ, мы научимся определять проект с помощью MS Project.
Чтобы начать составлять план работ, нужно создать файл нового проекта. Это можно сделать, щелкнув на кнопке New (Создать) панели инструментов Standard (Стандартная). При создании нового проекта автоматически откроется диалоговое окно Project Information (Сведения о проекте), в котором можно определить большинство его характеристик (рис. 10.3). Чтобы изменять параметры проекта в дальнейшем, это диалоговое окно можно вызвать командой меню Project > Project Information (Проект > Сведения о проекте).
1 Если вам хочется больше узнать о теории управления проектами, то рекомендуем воспользоваться источниками в Интернете, например сайтом «Профессионал управления проектами» (http://www.pmprofy.ru).
2 В соответствии с флажком Prompt for project info for new projects (Запрос на ввод сведений о проекте для ноных проектов), описанным в разделе «Общие настройки программы».
Способ планирования и основные даты
Проект можно планировать двумя способами: от даты начала проекта или от даты окончания. Если у проекта нет жесткой даты окончания, то при планировании применяется первый способ: фиксируется дата, когда нужно начать проект, и во время составления плана определяется, когда проект может быть завершен.
Если же проект должен быть обязательно завершен к определенному дню, то используется противоположный способ: фиксируется дата окончания и во время составления плана определяется, когда проект должен быть начат, чтобы все работы были закончены в срок.
Способ планирования определяется раскрывающимся списком Schedule from (Планирование с), содержащим два возможных значения (рис. 10.3): Project Start Date (Дата начала проекта) и Project Finish Date (Дата окончания проекта).
Рис. 10.3. Диалоговое окно ввода информации о проекте
Очень часто настройки стандартных календарей не подходят для проекта. Например, в календаре Standard (Стандартный) рабочим временем считается интервал с 8:00 до 17:00 с перерывом на обед с 12:00 до 13:00, а во многих организациях рабочее время зафиксировано в интервале с 9:00 до 18:00 или с 9:30 до 18:30. Кроме того, в стандартный календарь не включены особые выходные или укороченные дни, например день рождения вашей организации. Если стандартные настройки вам не подходят, то нужно изменить их в существующем календаре либо создать новый календарь.
Когда вес сотрудники работают в одном временном режиме, то проекту нужен один общий календарь и вам понадобится лишь отредактировать настройки стандартного календаря. Но бывает, что в проекте задействованы несколько подразделений с разным режимом работы. Например, при издании журнала редакторы работают в стандартном режиме, а операторы типографских машин — круглосуточно. В таком случае нужно решить, какая группа больше, и отредактировать стандартный календарь в соответствии с ее режимом работы. Для других групп нужно будет создать собственные календари.
ВНИМАНИЕ
В MS Project есть возможность создавать и групповые (базовые), и личные календари. Последние отражают персональное расписание сотрудников и содержат персональные выходные дни, например больничные. Поэтому при создании базового календаря в него следует.вносить только настройки, общие для всех участников проекта или группы, к которой относится календарь. Специфические настройки заносятся в личный календарь каждого сотрудника.
Работа с календарями осуществляется в диалоговом окне Change Working Time (Изменить рабочее время) (рис. 10.4). Открывается оно одноименной командой, находящейся в меню Tools (Сервис).
Рис. 10.4. Диалоговое окно настройки рабочего времени проекта
В верхней части диалогового окна расположен список календарей. Рядом с названием календаря, выбранного в диалоговом окне информации о проекте, в скобках указано, что он является проектным календарем (Project Calendar (Календарь проекта)). Все настраиваемые в диалоговом окне параметры относятся к календарю, выбранному в списке.
В центре диалогового окна находится традиционный календарь, для каждого дня в котором можно задать определенную настройку. Дни календаря выделены цветом в соответствии с легендой: рабочие дни обозначены белым, нерабочие — серым, а дни с нестандартным рабочим временем заштрихованы.
Для переключения между месяцами нужно использовать полосу прокрутки, а чтобы выбрать нужный день — щелкнуть на нем мышью. Для того чтобы выделить сразу несколько дней, нужно щелкать на них при нажатой клавише Ctrl, а чтобы « выделить все одинаковые дни календаря (например, все субботы), нужно щелкнуть на названии дня в верхней строке календаря.
Настройка параметров выбранных дней осуществляется в правой части диалогового окна. Переключатель Use default (Стандартное время) применяет стандартные настройки, если ранее параметры дня были изменены. Переключатель Nonworking time (Нерабочее время) пометит выбранный рабочий день как выходной, a Nondefault working time (Нестандартное рабочее время) — как рабочий.
Под переключателями расположены две колонки полей, содержащих временные интервалы, в которых осуществляется работа в течение дня. В поля левой колонки, From: (С:), вводится время начала интервала, а в поля правой, То: (По:) — время окончания. Например, на рис. 10.4 введены два интервала: с 8 до 12 и с 13 до 17. Время начала следующего интервала должно быть больше времени окончания предыдущего интервала.
Для создания нового календаря предназначена кнопка New (Создать). После нажатия на нее открывается диалоговое окно (рис. 10.5), в котором нужно указать название нового календаря и определить, как будет создан новый календарь — па основе существующего или «с нуля». В первом случае нужно выбрать переключатель Make a copy of (Создать копию) и выбрать соответствующий календарь из списка. Во втором случае нужно выбрать переключатель Create new base calendar (Создать новый базовый календарь).
Рис. 10.5. Диалоговое окно создания нового календаря
При создании копии существующего календаря все его настройки переносятся в новый. Это удобно, например, если вы хотите создать календарь для группы сотрудников с особым режимом работы, но с теми же нерабочими днями, что и у всех остальных. В таком случае можно создать копию основного календаря и затем изменить настройки режима работы, сохранив нерабочие дни1. Кнопка Options (Параметры) отображает диалоговое окно с общими настройками календаря. Это диалоговое окно (рис. 10.6) можно вызвать и через меню Tools > Options (Сервис > Параметры).
Рис. 10.6. Диалоговое окно настройки расчетов времени в MS Project
Параметры, настраиваемые в этом диалоговом окне, не влияют на проектный календарь или календари ресурсов и предназначены для других целей.
Общие настройки календаря
Во многих отчетах и диаграммах MS Project отображается временная шкала, на которую нанесены дни недели. Параметр Week starts on (День начала недели) определяет, какой день недели будет отображаться первым на этих шкалах. Кроме того, именно в соответствии с этой настройкой отображается календарь в диалоговом окне настройки календаря (см. рис. 10.4).
Помимо дней недели на временной шкале отображается информация о годе, и программа позволяет отображать на шкале как календарный, так и финансовый год. В некоторых организациях финансовый год может начинаться не в январе, и в таком случае на шкале номер календарного года заменяется номером финансового года. Чтобы замена осуществлялась, необходимо в поле Fiscal year starts in (Месяц начала финансового года) указать месяц, с которого начинается финансовый год.
Чтобы проверить сделанные настройки календарей, можно воспользоваться отчетом Working Days (Рабочие дни), который описан в разделе «Рабочие дни».
Например, на рис. 10.7 (файл 2.mрр) приведен пример проекта, в котором финансовый год начинается в марте. На шкале времени видно, что февраль относится к 2002 году, а март — уже к 2003. При этом в таблице рядом с задачей указываются реальные календарные даты ее начала и окончания.
Рис. 10.7. Включен финансовый год, начинающийся в марте
Номером финансового года, отображаемым в календаре проекта, может быть как номер календарного года, в котором финансовый год начинается, так и номер календарного года, в котором финансовый год заканчивается. Например, март 2002 года в проекте может быть отнесен либо к 2002, либо к 2003 финансовому году.
Обычно в качестве номера финансового года используется номер календарного года, в котором финансовый год заканчивается. Но если в организации принята другая практика, то можно использовать во временной шкале номер начального календарного года. Для этого нужно установить флажок Use starting year for FY numbering (Использовать год начала для нумерации ФГ). Этот флажок становится доступен в случае, если месяцем начала отсчета финансового года является не январь.
На рис. 10.8 (файл З.mрр) представлен пример проекта, в котором установлен этот флажок. Если раньше, на рис. 10.7, март 2002 года относился к финансовому 2003 году, поскольку этот финансовый год заканчивался бы в 2003 календарном году, то теперь март 2002 года стал относиться к 2002 финансовому году.
Рис. 10.8. Включен финансовый год, начинающийся в марте, и выбран режим использования номера начального года
По названиям следующих параметров диалогового окна можно подумать, что они связаны с настройками, определяемыми в проектном календаре. Но это не так — эти настройки влияют только на то, каким образом MS Project конвертирует длительность задач из одной временной единицы в другую.
Например, если установить значение параметра Hours per day (Часов в день) равным 8, то после того, как вы укажете длительность задачи, равную двум дням (2d или 2д), на диаграмме Ганта рядом с отрезком длительность будет отображена как 16 часов. Если же вы измените значение параметра на 5 и затем введете длительность задачи как 2d (2д), то она будет конвертирована в 10 часов. Аналогично на конвертацию временных величин влияют значения параметров Hours per week (Часов в неделю) и Days per month (Дней в месяц).
ВНИМАНИЕ
Длительность задач хранится «внутри» проектного файла в минутах. При вводе данные о длительности задачи или объеме работы переводятся в минуты и затем помещаются в файл. При неверных общих календарных настройках все данные будут сохраняться некорректно, и их придется вводить заново.
Таким образом, описанные параметры не влияют на настройки проектного календаря, но влияют на учет длительностей задач в проекте. Поэтому настройки в проектном календаре должны соответствовать общим настройкам календаря, и за этим нужно следить самостоятельно.
Параметры Default start time (Время начала по умолчанию) и Default end time (Время окончания по умолчанию) также не связаны с соответствующими параметрами в календаре проекта. В соответствии со значениями этих параметров MS Project определяет время начала и завершения задач, если оно не указано пользователем. Например, если значение параметра Default start time (Время начала по умолчанию) равно 8:00 и вы добавите в план задачу, начинающуюся 1 марта 2002 (не указывая время ее начала), то полностью дата ее начала будет выглядеть как 1.03.2002 8:00'.
Пример настройки календаря
Изменим типовые настройки календаря MS Project, с тем чтобы в дальнейшем планировать проекты с их использованием. Установим рабочее время с 9 до 18 с перерывом на обед с 12 до 13. В пятницу рабочее время будет заканчиваться в 17 часов. Кроме того, учтем в календаре нерабочие дни: понедельник 25 февраля и пятницу 8 марта.
Чтобы реализовать эти настройки, нужно открыть диалоговое окно редактирования календаря с помощью команды меню Tools > Change Working Time (Сервис > Изменить рабочее время). Затем выделим все рабочие дни, кроме пятницы (рис. 10.9), и отредактируем параметры рабочего времени. Редактировать свойства пятниц не нужно, поскольку настройки по умолчанию совпадают с необходимыми нам.
Теперь нужно отметить неурочные выходные дни: 25 февраля и 8 марта. Для этого нужно выделить каждый из этих дней и в его настройках установить переключатель Nonworking time (Нерабочее время) (рис. 10.10, файл 1.mрр).
После редактирования исправленные элементы выделились подчеркиванием. В тех случаях, когда редактировался отдельный день, подчеркнуто число в календаре. Когда же редактировались все определенные дни календаря, подчеркнуты их названия в заголовке таблицы.
Дата начала задачи находится в поле Start (Начало). Чтобы даты в этом поле отображались вместе со временем, нужно соответствующим образом настроить формат отображения дат MS Project (см. раздел «Настройки просмотра»).
Рис. 10.9. Выделяем все понедельники, вторники, среды и четверги календаря и редактируем их рабочее время
Рис. 10.10. Помечаем 8 марта как выходной день
Поскольку режим работы и праздники являются общими для всех проектов, то созданный календарь стоит сохранить в глобальном шаблоне, для того чтобы он автоматически включался во все вновь создаваемые проекты. Для этого нужно воспользоваться командой меню Tools > Organizer (Сервис > Организатор) и в открывшемся диалоговом окне перейти на вкладку Calendars (Календари). Затем нужно скопировать календарь Standard (Стандартный) из файла, где он был создан, в файл Global.mpt (рис. 10.11).
Рис. 10.11. Нажатие кнопки Copy (Копировать) поместит созданный календарь в глобальный шаблон
Используя приемы из этого примера, вы можете создавать собственные календари, настраивать их в соответствии со своими потребностями и затем использовать в рамках организации.
Параметры календарного плана
Во время планирования объема работ нам придется размещать задачи на календарном плане проекта, определяя, в какой день начнется и закончится та или иная задача. В MS Project есть несколько настроек, определяющих поведение программы при работе пользователя с календарным планом. Эти параметры можно изменить на вкладке Schedule (Планирование) в диалоговом окне Options (Параметры). Открыть его можно с помощью команды меню Tools > Options (Сервис > Параметры). Вкладка Schedule (Планирование) (рис. 10.12) содержит довольно много параметров, но из них на данном этапе нам понадобятся только некоторые, а к остальным мы еще вернемся в дальнейшем.
Флажок Show scheduling messages (Показывать сообщения о планировании) определяет, будет ли MS Project сообщать вам о несоответствиях в плане проекта (и давать полезные подсказки по ходу составления плана). Этот флажок стоит установить, поскольку с помощью подобных сообщений можно избежать многих случайных ошибок.
Параметры, определяющие настройки для отдельного файла проекта, более многочисленны. Первый из них, New tasks (Новые задачи), определяет, какая дата начала будет по умолчанию приписываться новой задаче — дата начала проекта (пункт списка Start On Project Start Date (Начинаются в день начала проекта)) или дата создания задачи (пункт списка Start On Current Date (Начинаются в текущий день)).
Рис. 10.12. Настройки календарного плана
Ввод данных в файл проекта можно существенно ускорить, если указать, в каких единицах будут вводиться значения длительности задач и объема работ. В таком случае при заполнении в таблицах полей Duration (Длительность) и Work (Трудозатраты) (а также их вариантов) вам нужно будет указывать только число единиц, а обозначение единиц будет подставлено автоматически.
Обычно длительность задач указывается в днях (Days), и именно этот вариант стоит выбрать в списке Duration is entered in (Длительность вводится в). Количество работы, как правило, учитывается в часах, поэтому в списке Work is entered in (Трудозатраты вводятся в) стоит выбрать Hours (Часы).
При редактировании проектного расписания часто приходится перемещать задачи или группы задач. Флажок Autolink inserted or moved tasks (Автоматическое связывание добавленных или перемещенных задач) определяет, будут ли перемещенные или вставленные между другими задачи автоматически связываться с предыдущими или последующими. Этот флажок стоит оставить установленным, поскольку он существенно упрощает редактирование планов проектов даже с небольшим количеством связей.
При составлении предварительного плана проекта указываются предварительные длительности многих задач, которые в процессе согласования плана утверждаются и затем становятся окончательными. Предварительные длительности могут помечаться в плане вопросительным знаком, что делает работу с графиком очень удобной: можно легко увидеть задачи с не установленной окончательно длительностью. Для того чтобы вопросительные знаки отображались, необходимо оставить установленным флажок Show that tasks have estimated durations (Показывать, что у задачи есть предварительная оценка длительности).
И последний флажок — New tasks have estimated durations (Новые задачи имеют предварительную оценку длительности) — определяет, будет ли длительность новых задач помечаться как предварительная. Мы рекомендуем установить этот флажок.
После установки значений воспользуйтесь кнопкой Set as Default (По умолчанию) для использования их в последующих проектах.
Помощь в планировании
Чтобы при планировании MS Project подсказывал вам о возможных ошибках и способах ускорить ввод данных, стоит включить режим подсказки. Для этого в диалоговом окне настройки параметров программы нужно перейти на вкладку General (Общие). На ней в разделе Planning wizard (Мастер планирования) нужно установить все флажки. Флажок Advice from Planning Wizard (Помощь мастера планирования) управляет режимом подсказки, и если его сбросить, то остальные три флажка будут недоступны. При установке флажка Advice about using Microsoft Project (Помощь в использовании Microsoft Project) программа отображает подсказки о возможностях ускорения работы, если замечает, что вы вводите или редактируете данные не оптимальным способом. Флажок Advice about scheduling (Помощь в планировании) управляет режимом, в котором программа уточняет, что вы имели в виду при внесениях изменений в календарный план проекта. И наконец, флажок Advice about errors (Помощь в устранении ошибок) позволяет включить или отключить вывод сообщений об ошибках.
Что нового вы узнали?
Что такое проект. Из каких основных элементов состоит план проекта и какими основными свойствами они обладают. Что такое проектный треугольник. Как планировать проекты с помощью MS Project. Как определять проект в MS Project. Какие основные параметры настраиваются при определении проекта и как они влияют на логику работы программы. Как настраивать параметры расчета календарного плана и включать режим отображения подсказок при планировании.